Коммерческое предложение на мероприятие в ответ на заявку из чата заказчик сравнивает с другими откликами. Выигрывает то, где в первых строках есть ответ на его задачу, цена в понятной единице — за гостя или пакетом — и срок, до которого она действует. Ниже — чек-лист структуры, как показать цену без бюджета, чем КП для агентства отличается от КП прямому заказчику, пять образцов по направлениям и шаблон в Word.
Из чего состоит КП на мероприятие: чек-лист
Перед отправкой пройдите по таблице. Она помогает заметить то, что в работе над сметой и программой легко упустить.
| Блок | Что проверить перед отправкой |
|---|---|
| Задача заказчика | Дата, город, число гостей и формат совпадают с заявкой; на главный вопрос заказчика есть ответ. |
| Формат и программа | Видны ключевые части события, а не общий текст «под ключ». |
| Состав услуг | Понятно, что включено в цену, что считается отдельно и за что отвечает ваша команда. |
| Смета | Монтаж, доставка, выезд за МКАД, НДС и сервисный сбор вынесены отдельными строками; строки «прочее» нет. |
| Пакеты | Варианты различаются составом, а не только итоговой суммой; указана стоимость на гостя, если она уместна. |
| Тайминг | Есть время заезда, монтажа, проведения и демонтажа; срочные согласования выделены отдельно. |
| Условия | Указаны предоплата, окончательный расчёт, отмена, перенос и НДС. |
| Кейсы и команда | Для прямого заказчика добавлены только похожие проекты и те участники команды, которые важны для решения. |
| Срок действия и контакты | Понятно, до какой даты действуют цена и бронь, кто отвечает на вопросы. |
Смета в КП: как показать цену, если бюджет не назван
Бюджет в заявке указывают нечасто. По данным бота «Ловец лидов» за 30 дней (27 августа — 26 сентября 2026 года), он есть только в 13 % заявок на площадки, в 11 % — на звук и свет, в 8 % — на кейтеринг и в 6 % — на организацию мероприятий. Поэтому КП лучше строить не вокруг одного «точного» числа, а вокруг вилки или нескольких пакетов.
Сколько заявок по вашему направлению публикуют за месяц и что в них ищут, смотрите на страницах «Заказы на организацию мероприятий», «Заявки для площадок», «Заказы для кейтеринга» и «Заказы на звук, свет и экраны».
В коммерческом предложении на проведение мероприятия без названного бюджета дайте заказчику точку для сравнения: стоимость на гостя, три пакета или вилку с понятными допущениями. Так он увидит порядок расходов ещё до уточнения всех деталей.
Предложите пакеты, чтобы заказчик мог сравнить варианты:
| Пакет | Что входит |
|---|---|
| Базовый | Координация, ведущий, DJ, базовый звук |
| Оптимальный | Базовый пакет, фотограф, декор, расширенный свет |
| Расширенный | Оптимальный пакет, артисты, фотозона, дополнительная программа |
Если заказчик выбирает площадку, кейтеринг или прокат отдельно, не собирайте искусственный пакет «под ключ». Укажите стоимость своей части работы, дополнительные опции и следующий шаг.
КП агентству и прямому заказчику: в чём разница
Для одного события часто нужны две версии КП. Агентство собирает предложение для своего клиента и обычно не хочет передавать ему ваши контакты и логотип. Прямой заказчик, наоборот, выбирает подрядчика и смотрит, кто отвечает за проект, какие кейсы есть у команды и как с ней связаться.
| Что меняется | КП агентству | КП прямому заказчику |
|---|---|---|
| Оформление | Без логотипа, телефона и почты, если агентство просит нейтральный файл. | С вашим оформлением и контактами менеджера. |
| Цена | Агентская цена и состав услуг, чтобы агентство могло собрать общий бюджет. | Цена для заказчика в понятной единице: за гостя, за комплект или пакетом. |
| Доказательства | Только то, что помогает агентству продать решение: формат, состав, ограничения. | Кейсы похожих проектов, состав команды, дополнительные материалы по запросу. |
| Связь и правки | Вопросы и правки идут через менеджера агентства. | Заказчик знает, кому написать по смете и программе. |
Не ведите две сметы вручную с нуля. Соберите основной файл: задача, программа, состав услуг, расчёт и условия. Из него сделайте две копии. В версии для агентства оставьте нейтральное оформление и его цену; в версии для прямого заказчика добавьте кейсы, команду и контакты. Перед отправкой проверьте название файла и PDF: прямые контакты в агентской версии могут сорвать договорённость, а старые цены — создать спор при согласовании.
Образцы коммерческого предложения на мероприятие
Цены в образцах не указаны — подставьте свои.
Коммерческое предложение на организацию мероприятия: корпоратив на 80 гостей
Заказчик: IT-компания
Формат: новогодний корпоратив, Москва, декабрь
Количество гостей: до 80 человек
Предлагаем: вечер в формате «город будущего» с ужином и интерактивами
Включено: концепция, ведущий, DJ, звук, свет, фотограф, декор welcome-зоны, координаторы
Подготовка: 21 день после утверждения сметы
Стоимость: от [сумма] ₽ ([сумма] ₽ на гостя), точный расчёт — после выбора площадки
Оплата: предоплата 50 %, остаток за три дня до события
Срок действия КП: 7 календарных дней
Коммерческое предложение от ресторана: банкет
Повод: корпоративный банкет
Дата: 18 декабря, 18:00–23:00
Количество гостей: 60–70 человек
Предлагаем: основной зал с отдельной welcome-зоной
Включено: аренда зала, мебель, базовая сервировка, работа банкетного менеджера
Меню: банкетное меню от [сумма] ₽ на гостя
Напитки: на выбор — пробковый сбор или пакет бара
Дополнительно: экран, сцена, декор и техническое оснащение — по запросу
Условия: дату бронируем после предоплаты, предложение действует 5 дней
Коммерческое предложение на кейтеринг: фуршет на 50 гостей
Повод: открытие офиса
Формат: фуршет на 50 гостей, продолжительность 3 часа
Меню: холодные закуски, горячие мини-блюда, десерты, безалкогольный бар
Подача: официанты, посуда, текстиль, сервировка фуршетной линии
Стоимость на гостя: от [сумма] ₽
Логистика: стоимость доставки и выезда персонала зависит от адреса площадки
Дополнительно: кофейная станция, бармен, брендированная подача
Условия: финальное количество гостей — за пять дней до мероприятия
Коммерческое предложение на аренду оборудования: звук и свет для конференции
Повод: деловая конференция
Площадка: зал на 150 мест, Москва
Дата: 10 ноября
Включено: акустическая система, радиомикрофоны, свет сцены, экран и проектор
Персонал: звукорежиссёр и светорежиссёр на всё время программы
Монтаж: накануне вечером
Стоимость: от [сумма] ₽, зависит от схемы зала и райдера спикеров
Дополнительно: запись, трансляция, суфлёр и резервный комплект микрофонов
Ведущий и артисты
Повод: юбилей компании, 100 гостей
Формат: вечерняя программа на 4 часа
Предлагаем: ведущий, DJ и кавер-группа на один сет
Подготовка: установочная встреча, сценарный план, согласование интерактивов
Включено: работа артистов, технический райдер, плейлист и репетиция
Не включено: площадка, звук, свет, трансфер и размещение артистов
Стоимость: от [сумма] ₽ за программу; итог зависит от состава кавер-группы и даты
Бронь: дата фиксируется после подписания договора и предоплаты
Как отправить КП в ответ на заявку из чата
Не отправляйте файл без пояснения. В сопроводительном сообщении кратко скажите, что внутри и какой следующий шаг предлагаете.
Добрый день! Подготовили предложение для вашего мероприятия на 80 гостей. Внутри — два варианта программы, смета и условия. Если формат подходит, уточним площадку и скорректируем расчёт. Подскажите, удобно обсудить сегодня после 15:00?
Первое КП лучше отправить в PDF: его удобно открыть с телефона, а вёрстка не съедет. Если в предложении много вариантов, видео или интерактивный расчёт, приложите ссылку на презентацию. Исходник DOCX оставьте для внутренней работы.
Если заказчик не ответил, напомните о себе через один-два рабочих дня. Вместо «Получили?» спросите по делу: «Удалось посмотреть вариант с фуршетом? Могу пересчитать его на другое количество гостей или добавить аренду экрана».
Почему КП проигрывает сравнение
Цену нельзя сравнить
В одном КП стоит общая сумма, в другом — цена за гостя или за комплект. Заказчику приходится самому приводить цифры к одной единице, и предложение теряет прозрачность. Укажите, на какое количество гостей или какой объём работ рассчитана цена.
Нет ответа на вопрос из заявки
Заказчик спросил, поместятся ли 150 гостей, входит ли монтаж или возможна ли безналичная оплата, а в КП — общий рассказ о компании. Вынесите ответ в первые строки: это показывает, что вы прочитали заявку и учли её условия.
Цена «от» не расшифрована
Фраза «стоимость от …» ничего не говорит без состава комплекта и условий, при которых цена изменится. Рядом с суммой укажите, что включено, какие данные влияют на расчёт и какие позиции появятся отдельно.
Пакеты отличаются только названием
«Базовый», «Оптимальный» и «Расширенный» не помогают выбрать, если заказчик не видит разницы в составе. Покажите, какая услуга или опция появляется в каждом следующем пакете и как меняется цена на гостя.
Сроки не привязаны к дате события
Формулировка «подготовка — 14 дней» не отвечает на вопрос, успеете ли вы к мероприятию. Добавьте даты согласования, монтажа и дедлайн для решения заказчика.
КП пришло позже других
Если в заявке уже есть дата, формат и объём, не ждите полного брифа ради идеальной сметы. Отправьте рабочую версию с пометкой, что уточните после одного-двух ответов, — так заказчик сможет сравнить ваш подход с первыми откликами.
Файл отправлен без сопроводительного сообщения
Без короткого текста заказчик не поймёт, чем отличаются варианты и что вы ждёте в ответ. Напишите, какой вариант рассчитали, что нужно подтвердить и когда готовы обсудить детали.
Шаблон КП: скачать
В шаблоне коммерческого предложения на мероприятие есть титульный блок, описание задачи, программа, состав услуг, смета, пакеты, условия, кейсы и контакты.
Скачать шаблон КП в DOCX
Скачать шаблон КП в PDF
Перед отправкой заполните дату, имя клиента, количество гостей, формат, состав услуг, смету, условия оплаты и срок действия предложения. Если к проекту подключены несколько подрядчиков, проверьте, чтобы сумма в смете совпадала с итогом на последней странице.
Вопросы и ответы
Указывать ли цену, если заказчик не назвал бюджет?
Да. Покажите вилку, стоимость на гостя или два-три пакета. Тогда заказчик увидит порядок цифр, а вы не потратите время на лишние уточнения. Подпишите, что входит в каждый вариант и что может изменить итог.
Отправлять КП сразу или сначала задать вопросы?
Если в заявке есть дата, формат и объём, отправьте рабочую версию КП сразу: с ценой или вилкой и пометками, что уточните после ответов. Задайте один-два вопроса, без которых расчёт может сильно измениться. Если неизвестны дата или количество гостей, сначала уточните их — иначе смета будет слишком условной.
Что лучше отправить: PDF или презентацию?
PDF удобно открыть в чате и переслать коллегам. Презентация нужна, когда важно показать визуальную идею, подборку площадок, декор, схему зала или несколько сценариев. В таком случае отправьте краткий PDF и ссылку на полную презентацию.
Делать ли для агентства КП без своих контактов?
Да, если об этом просит агентство. Оставьте задачу, состав услуг, агентскую цену и условия, но уберите логотип, телефон и почту. Держите отдельную версию файла: в прямом КП контакты и кейсы нужны, в агентском могут нарушить договорённость с партнёром.
Что писать в КП для тендера?
В тендерном КП точно следуйте требованиям заказчика: структуре, форме сметы, срокам, документам и формату файла. Отдельно покажите соответствие техническому заданию, опыт похожих проектов, состав команды, план подготовки, риски и условия оплаты.
10 лет в ивент-индустрии, аудитория больше 30 000 профессионалов. «Ловец лидов» — проект Bigfinger.